{{ title }}

Pengawasan kearsipan merupakan salah satu bentuk kegiatan pembinaan kearsipan. Pengawasan kearsipan tersebut dilakukan dengan cara mengukur tingkat kesesuaian antara penyelenggaraan kearsipan yang telah dijalankan dibandingkan dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan. Apabila penyelenggaraan kearsipan yang dilaksanakan di Perangkat Daerah (PD) telah  sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku di bidang kearsipan, maka nilai pengawasan kearsipan tentu akan mencapai 100%. Begitu pula sebaliknya, apabila penyelenggaran kearsipan belum sesuai dengan ketentuan regulasi kearsipan yang berlaku, maka makin berkuranglah nilai pengawasan kearsipannya.

Pengawasan kearsipan internal dilaksanakan oleh tim yang telah ditunjuk oleh Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) dengan Surat Perintah dari Bapak Sekretaris Daerah.

Pelaksanaan kearsipan internal tahun 2024 dilaksanakan pada hari Selasa 23 April sampai dengan hari Rabu 22 Mei 2024. Tim yang melaksanakan tugas pengawasan kearsipan internal di Kapanewon terdiri dari 2 (tim) setiap harinya dan yang melaksanakan kegiatan pengawasan kearsipan Perangkat Daerah di Wonosari dibagi menjadi beberapa tim. Tim dipimpin oleh Kepala Dinas, Sekretaris Dinas dan Kepala Bidang Kearsipam Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul. Tim yang terlibat terdiri dari Arsiparis Setda, BKPPD, Dinas Perhubungan dan Lembaga Kearsipan Daerah (LKD), staf dari Inspektorat daerah (Irda) dan Bagian Organisasi Setda Kabupaten Gunungkidul.

Langkah-langkah kami dalam melaksanakan pengawasan Kearsipan internal sebagai berikut:

1. Pembentukan tim pengawas kearsipan internal, baik itu tim pengawas dari PD maupun dari LKD;
2. Penyelenggaraan rakor  tim pengawasan kearsipan internal oleh Lembaga Kearsipan Daerah. Rakor ini wajib diikuti oleh anggota tim pengawas kearsipan internal baik dari PD maupun LKD untuk bersama-sama menyamakan persepsi tentang instrumen penilaian maupun dalam menentukan kesesuaian dengan bukti dukung untuk melengkapi hasil penilaian dan sekaligus menyusun konsep Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS);
3. Penyusunan Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) yang disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan Internal Tingkat Kabupaten;
4. Melaksanakan One on One Meeting atau exit meeting dalam rangka mempersiapkan obyek pengawasan internal kearsipan dan memahami instrumen pengawasan (Form ASKI) berikut menyiapkan bukti dukung pengawasan;
5. Pelaksanaan pengawasan Kearsipan Internal PD di lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul;
6. Verifikasi hasil pengawasan kearsipan internal dan penyusunan LAKI konsolidasi oleh tim LKD;
7.  Penetapan dan penyampaian LAKI Konsolidasi LKD kepada DPAD DIY untuk verifikasi;
8. Verifikasi nilai hasil Pengawasan Kearsipan Internal oleh ANRI;
9. Penetapan Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan Internal berdasarkan verifikasi ANRI, dan ditetapkan dalam Keputusan Kepala ANRI.

Tahapan pada saat ini sedang disusun Laporan Audit Kearsipan Internal hasil Konsolidasi Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).

Penyelenggaraan kearsipan merupakan suatu sistem, sehingga tidak terbatas hanya pada pengelolaan arsip-arsip saja, sejak arsip tersebut diciptakan, digunakan, dipelihara, sampai akhirnya disusutkan/dimusnahkan. Namun penyelenggaraan kearsipan itu meliputi keseluruhan kegiatan terkait kebijakan kearsipan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Dikatakan sebagai suatu sistem, karena kegiatan-kegiatan tersebut saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya.

Dengan demikian manfaat dilaksanakannnya pengawasan kearsipan internal terhadap penyelenggaraan kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul merupakan upaya dalam peningkatan penyelenggaraaan kegiatan pemerintahan yang ditinjau dari sudut pelaksaan kebijakan kearsipan, pembinaan kearsipan, pengelolaan arsip dinamis, dan sumber daya kearsipan.Bagi Organisasi Perangkat Daerah sendiri pelaksanaan pengawasan kearsipan diharapkan akan dapat memotret penyelenggaraan kearsipan yang utuh, serta dapat ditingkatkan kualitasnya dari waktu ke waktu, sehingga mampu menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya, yang dapat digunakan antara lain sebagai bahan perencanaan dan pengambil keputusan, bahan pertanggungjawaban, perlindungan aset dan kekayaan negara, dan sebagai alat bukti hukum.

 

Harapan besar dari hasil pengawasan internal kearsipan Perangkat Daerah (PD) agar dapat meningkatkan nilai pengawasan eksternal dimana nilai pengawasan kearsipan internal menyumbang 40% dari nilai Laporan Audit Kearsipan Eksternal (LAKE). Di tahun yang lalu hasil pengawasan interlan Perangkat Daerah di lingkungan Kabupaten Gunungkidul masih di angka 78, berada di ranking ke lima Kabupaten/Kota di Kabupaten Gunungkidul dan menduduki ranking 46 di Tingkat Nasional jauh dari Kabupaten/Kota di DIY. Semoga tahun ini hasil pengawasan internal kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul semakin baik sehingga dapat meningkatkan kualitas maupun nilai kearsipan di tingkat DIY maupaun nasional. (NR)

Kembali