{{ title }}

Kalurahan sebagai penyelenggara urusan pemerintahan dan kepentingan masyarakat yang langsung berhubungan dengan masyarakat maka akan menciptakan arsip yang merupakan hasil dari kegiatan. Arsip  yang tercipta tersebut harus dikelola sehingga dibutuhkan petugas arsip yang paham akan pengelolaan asrip yang sesuai dengan aturan. Untuk itu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul menyeleggarakan Forum Petugas Arsip Kalurahan dengan tema “Pengelolaan Arsip Vital Dalam Rangka Mendukung Kinerja Pemerintah Kalurahan”.

Kegiatan tersebut dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 24 Oktober 2024 bertempat di Pendopo Wisata Ngingrong. Kisworo, S.Pd.,M.Pd. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku Ketua Penyelenggara menyampaikan bahwa kegiatan yang didanai dari APBD Tahun Anggaran 2024 ini bertujuan meningkatkan komunikasi dan wawasan bersama dalam pengelolaan arsip, menyamakan persepsi dalam pengelolaan arsip dan sebagai sharing serta diskusi tentang pengelolaan arsip terutama arsip vital dan diikuti oleh 144 petugas arsip kalurahan dengan narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.

            Sedangkan Asisten Administrasi Umum, Heri Sukaswadi, SH.,MH. Mewakili Sekrataris Daerah dalam sambutan menyampaikan bahwa peran petugas arsip sangat tinggi terhadap hasil kerja kelaurahan karena semua dokumen yang tercipta akan dikelola oleh petugas arsip. Apalagi di era sekarang yang semua sudah terdigitalisasi sehingga dibutuhkan komunikasi dan kemampuan yang lebih baik untuk mewujudkan tertib arsip dan sangat mengapresiasi adanya kegiatan ini untuk meningkatkan pengelolaan arsip yang sesuai dengan kaidah, norma dan aturan.

            Narasumber pertama, Dra. Anna N.Nuryani menyampaikan tentang reformasi kalurahan yang dalam bidang kearsipan adalah penguatan tata naskah dinas dan pengelolaan arsip dinas pemerintah kalurahan. Kalurahan dibawah binaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan diharapkan mulai menerapkan peraturan tata naskah dinas sehingga naskah dinas yang tercipta baik dan benar. Naskah dinas yang tercipta agar dikelola sesuai dengan aturan dan rencana akan dievaluasi oleh propinsi pada tahun 2027.     

Dilanjutkan dengan narsumber kedua, Atik Widiyastuti, S.ST.Ars. yang menyampaikan identifikasi dan perlindungan arsip vital. Arsip vital adalah yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Mengelola arsip vital yaitu mengidentifikasi dan mendokumentasikan arsip vital, menentukan standar arsip vital, menjamin arsip vital menjadi prioritas penyelamatan selama terjadi bencana.  Sedangkan identifikasi arsip vital terdiri: analisis organisasi,  pendataan, pengolaahan hasil pendataan,  penyusunan daftar arsip vital. Arsip vital perlu dilakukan pelindungan dengan cara: duplikasi dan dispersal, penggunaan peralatan khusus. Untuk penyimpanan arsip vital bisa dengan on site yaitu arsip vital disimpan dalam ruangan tertentu dalam satu gedung di lingkungan pencipta arsip atau off site yaitu arsip vital disimpan di luar gedung perkantoran pencipta arsip.

Sesi materi diakhiri dengan pengenalan Aplikasi Srikandi dan himbuan untuk mengajukan usulan pendampingan pengelolaan arsip kalurahan lewat Musrenbang kapanewon. Selain itu untuk keseruan kegiatan juga dibagikan doorprize dengan game dan tanya jawab. (nr)

Kembali