{{ title }}

Pengelolaan arsip yang baik dan berstandar secara baku akan menunjang pelayanan kepada masyarakat dalam mempercepat layanan tertib administrasi agar cepat ditemukan saat diperlukan. Penyelamatan arsip baik arsip fisik maupun informasinya sangat penting dan harus diperhatikan karena arsip berfungsi sebagai bukti akuntabilitas kinerja, bukti yang sah di Pengadilan mana kala terjadi suatu masalah atau kasus hukum serta menjadi memori kegiatan atau kejadianpada masa tertentu.

Arsip yang menumpuk dengan volume banyak apabila tidak dikelola dengan baik akan mengganggu aktifitas kinerja,selain tidak nyaman dipandang mata akanmemakan ruangan kerja. Penyelamatan arsip vital yang tercampur di dalam tumpukan arsip akan mengganggu keberlangsungan suatu organisasi, apalagi di Rumah Sakit Umum Daerah Wonosari terdapat Arsip Rekam Medis yang sangat banyak. Arsip Rekam Medis ini merupakan Arsip Vital nya sebuah Rumah Sakit.

Dengan adanya perkembangan Teknologi Informasi pencatatan arsip  rekam medis telah dilakukan proses digitalisasi sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 Tentang Rekam Medis. Dari administrasi pencatatan Rekam Medis masih terdapat arsip rekam medis yang berbentuk tekstual. Dengan adanya hal tersebut perlu dilakukan penyusutan agar tidak terjadi penumpukan arsip  yang bisa mengganggu aktifitas layanan kepada pasien.

Berdasarkan Peraturan Bupati Gunungkidul Nomor 39 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul, Rumah Sakit Umum Daerah Wonosari mengadakan penyusutan arsip rekam medis rawat jalan mulai dari Tahun 2005 sampai dengan Tahun 2014 sebanyak 36 boks arsip sejumlah 16785 (Enam belas ribu tujuh ratus delapan puluh lima)  dokumen rekam medis yang akan dihapuskan.

Secara prosedural penghapusan arsip rekam medis RSUD Wonosari dengan membentuk Panitia Penilai Arsip dengan Keputusan Bupati Gunungkidul Nomor 24 Tahun 2024 Tentang Panitia Penilai Arsip Pada RSUD Wonosari Tahun 2024, pada tanggal 28 November 2024 bertempat di ruang Bima RSUD Wonosari diadakan Focus Group Discussion (FGD). Panitia Penilai Arsip mengadakan penilaian terhadap arsip Rekam Medis Yang diusulkan musnah. Kegiatan FGD dihadiri oleh Adriana, S.Sos. MAP Kepala Bidang Kearsipan mewakili Kepala Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul, Sumartana, SKM.MMR Kepala Bagian Tata Usaha, Mujiyati, SKM.,MAP. Kepala Subbagian Umum Bagian Tata Usaha RSUD Wonosari, Meliya Novitasari Wijaya, SKM.MAP., Kepala Subbagian data Dan Rekam Medis, Nanik Widiastuti, SIP., Arsiparis Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Gunungkdul, Ana Dian Pratiwi, AMd.,Arsiparis Rumah Sakit Umum Daerah Wonosari,Elisabeth Purna Rahayu Pengelola  Data Dinas Kesehatan Kabupaten Gunungkidul, dan Tyaningsih, AMd. perekam medis RSUD Wonosari.

Pada pelaksanaan penilaian arsip usul musnah tersebut disampaikan alasan mengapa arsip rekam medis ini disusutkan untuk dihapus antara lain :

1. Telah memasuki masa retensi menurut JRA
2. Tidak menjadi bukti untuk suatu perkara hukum
3. Volume arsip inaktif yang terus meningkat
4. Tidak memiliki Gedung RecordsCenter Permanen
5. Gedung RecordsCenter Sementara ( Eks Gedung IRD ) berbagi dengan Layanan Ruang Bersalin.
6. Tidak bertentangan dengan Peraturan Perundang-Undangan yang berlaku

Adapun hasil dari pertemuan FGD Penghapusan Arsip RSUD Wonosari yaitu

1. Arsip Rekam Medis Rawat Jalan yang diusulkan musnah dinilai tidak memiliki nilai guna.
2. Arsip Rekam Medis Rawat Jalan yang diusulkan musnah dinilai sudah habis retensinya dan berketerangan “musnah” berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
3. Arsip Rekam Medis Rawat Jalan yang diusulkan musnah tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang.
4. Arsip Rekam Medis Rawat Jalan yang diusulkan musnah tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Beberapa pertimbangan yang menjadi alasan usul musnah dalam penilaian arsip usul musnah tersebut menjadi Pertimbangan Panitia Penilai Arsip yang selanjutnya akan dilaporkan ke Bupati Gunungkidul untuk menjadi dasar rekomendasi penghapusan arsip Rumah Sakit Umum Daerah Wonosari. (NNK)

Kembali