{{ title }}

Kegiatan pengelolaan arsip Perangkat Daerah (PD) sangat tergantung pada komitmen dan kepemimpinan Kepala Perangkat daerah dalam memberikan dukungan dalam proses tata kelola kearsipan di masing-masing Perangkat Daerah. Di Sekretariat masing-masing Perangkat Daerah kegiatan pengelolaan kearsipan dikoordinir oleh Kepala Unit Kearsipan yaitu Sekretaris Badan, Dinas atau Panewu Anom di Kapanewon. Untuk itu dalam rangka memberikan pemahaman dan menyamakan persepsi bersama dalam pengelolaan arsip, maka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul menyelenggarakan kegiatan Rapat bagi Kepala Unit Kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul yang diselenggarakan pada akhir bulan Maret 2025 yang lalu di Ruang Rapat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul

Kegiatan diawali dengan laporan penyelenggaraan oleh Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten, Slamet Winarno, S.Sos., M.M., menyampaikan maksud dan tujuan kegiatan yaitu dalam rangka menyamakan persepsi tentang pentingnya pengelolaan arsip dalam mendukung pelayanan masyarakat dan pelaksanaan reformasi dan birokrasi. Adapun peserta kegiatan diikuti oleh 47 (empatpuluh tujuh) Sekretaris Badan, Dinas dan panewu Anom Kapanewon di lingkungan pemerintah Kabupaten Gunungkidul.

Acara selanjutnya yaitu sambutan dan Arahan Sekretaris Daerah Kabupaten Gunungkidul yang diwakili oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul Kisworo, S.Pd., M.Pd. Dalam sambutan nya Kisworo menyampaikan bahwa kegiatan ini ditujukan untuk Kepala Unit Kearsipan yaitu Sekdin, Sekban, Panewu Anom. Terlaksananya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai antara prinsip, kaidah dan standard kearsipan, bertujuan untuk mendukung pelayanan masyarakat dan pelaksanaan reformasi dan birokrasi. Untuk itu dalam sambutannya Kisworo menekankan pentingnya peran Kepala Unit Kearsipan untuk selalu memantau proses tata kelola kearsipan di Unit Kearsipan. Lebih lanjut Kisworo menyampaikan paparan terkait tugas pokok fungsi Kepala Unit Kearsipan sebagai berikut

• Merencanakan kegiatan pengelolaan kearsipan (penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan)
• Penyusunan Program, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip)
• Pengaturan Kegiatan Kearsipan, yaitu mendjadwalkan kapan kegiatan pengelolaan arsip akan berjalan.
• Pengendalian Pelaksanaan Kearsipan, yakni pengelolaan arsip dikendalikan supaya berjalan dengan baik.
• Pengelolaan Sumber Daya Kearsipan, terdiri dari SDM (Ka. UK, Ka. UP, Arsiparis, pengelola arsip, semua pegawai), sarpras dan pendanaan.
• Monitoring dan Evaluasi, setiap akhir tahun bisa melakukan monev terhadap pengelolaan arsip apakah sudah berjalan sesuai dengan peraturan dan konsisten.
•  
• Dalam penyampaian paparan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul memberikan solusi kepada para Kepala unit Kearsipan agar selalu menjaga komitmen pimpinan dalam pengelolaan kearsipan yang lebih baik di masing-masing PD, membuka wawasan bersama dalam pengelolaan arsip di masing-masing PD, motivasi dalam meningkatkan pengelolaan kearsipan PD agar setiap tahun ada peningkatan nilai hasil audit kearsipan internal.

Materi selanjutnya disampaikan oleh Taufan Hidayat, S.IP., MAP arsiparis madya Dinas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul menyampaikan Implementasi Aplikasi Srikandi Sebagai Pendukung SPBE di lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul. Adapun tujuan pengimplementasian Srikandi ini adalah untuk mewujudkan pelayanan administrasi pemerintahan, mewujudkan keseragaman dan keterpaduan pengelolaan kearsipan dinamis berbasis elektronik, mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan dan akuntabel melalui penerapan SPBE

Kegiatan yang tidak kalah serunya adalah ketika dibuka kesempatan berdiskusi yang dipandu oleh Adriana, S.Sos.MAP Kepala Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul.  Memanfaatkan waktu diskusi Ahmad Ahsan Jihadan, SPSi.MA, Sekretaris Badan Kesbangpol menyampaikan tentang aplikasi Srikandi yang sering eror, Rudi, Sekretaris Disbud menyampaikan apresiasi terlaksananya kegiatan Rakor Kepala unit Kearsipan ini, dengan adanya pertemuan ini para Sekretaris dapat memahami ketugasannya dalam melaksanakan dukungan pengelolaan arsip di PD masing-masing.

Asar Janjang Riyanti, Sekretaris DPMPTSP juga menyampaikan sharingnya berkaitan dengan data, di DPMPTSP ada arsip yang hak aksesnya terbatas yang tidak bisa diakses oleh semua, integrasi data di DPMPTSP belum bagus masih dilakukan di masing-masing bidang. Sudut pandang dari sisi kearsipan bagaimana dengan hal yang seperti ini arsip yang aksesnya terbatas, masih dikelola oleh masing-masing bidang. Dan terakhir tanggapan dari Nunung, Kasubbag Umum DPTR terkait kondisi pengelolaan kearsipan di DPTR yang sudah semakin tertata dengan baik.

Di akhir ketugasannya sebagai moderator Adriana mengajak kepada semua peserta rakor Kepala Unit Kearsipan untuk berkomitmen dalam mempersiapkan kegiatan kedepan yaitu pengawasan kearsipan internal. Semoga dengan komitmen bersama kita dapat mewujudkan pengelolaan kearsipan yang lebih baik dalam meningkatkan reformasi birokrasi di Kabupaten Gunungkidul. (DN)

Kembali