PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN GUNUNGKIDUL

27-05-2025 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kearsipan

Kegiatan kearsipan merupakan kegiatan yang tidak bisa disepelekkan dan dianggap sebelah mata. Peran kearsipan identik dengan peran dokumentasi. Dengan pengelolaan dan perawatan arsip yang baik, maka akan terwujud ketertiban administrasi yang akan mendukung penyelenggaraan pemerintahan yang berkualitas      .

Untuk lebih mengenal dan memahami tentang kegiatan kearsipan, maka akan kita bahas tentang “arsip”. Arsip yaitu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Maksud dan tujuan penyelenggaraan kearsipan menurut Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, pelindungan kepentingan negara dan hak – hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Dalam mendukung pelaksanaan pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul, maka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul melaksanakan kegiatan Pengawasan Internal Kearsipan (audit internal kearsipan) pada Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul Tahun 2025. Kegiatan pengawasan internal tersebut juga dalam rangka menindaklanjuti hasil Pengawasan Eksternal yang dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta yang tertuang dalam Laporan Audit Kearsipan Eksternal (LAKE) 2024 terhadap Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten dan hasil pengawasan Kearsipan Internal 2024.

Adapun kegiatan pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Sedangkan audit kearsipan internal adalah audit kearsipan yang dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan atas pengelolaan arsip dinamis dilingkungan perangkat daerah.

     Pelaksanaan kegiatan Pengawasan Internal sebagai dasarnya sebagai berikut:

  1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
  2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
  3. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan.
  4. Peraturan Daerah Kabupaten Gunungkidul Nomor 4 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan Kearsipan
  5. Peraturan Daerah Kabupaten Gunungkidul Nomor 3 Tahun 2021 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Daerah Kabupaten Gunungkidul Nomor 7 Tahun 2016 Tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Gunungkidul
  6. Peraturan Bupati Gunungkidul Nomor 30 Tahun 2019 tentang Pengendalian dan Pengawasan Kearsipan
  7. Keputusan Bupati Gunungkidul Nomor 37/KPTS/TIM/2025 tentang Tim Pengawas Kearsipan Daerah Tahun 2025;
  8. Dokumen Pelaksanaan Anggaran Perangkat Daerah (DPA-PD) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tahun Anggaran 2025 Nomor DPA/A.1/2/23.2.24.0.00.01.0000/001/2025 tanggal 3 Januari 2025.

Maksud dilaksanakannya pengawasan Internal adalah untuk:

  1. Mengetahui sejauh mana hasil pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan pada masing – masing perangkat daerah
  2. Mengetahui permasalahan dalam pengelolaan arsip di masing – masing perangkat daerah
  3. Menjamin tertib administrasi pengelolaan arsip perangkat daerah
  4. Terciptanya kerjasama pengelolaan arsip yang baik dan benar sebagai upaya penyelamatan dan pelestarian arsip sebagai sumber informasi dan warisan budaya bangsa

Sedangkan tujuan Pengawasan Internal Kearsipan  adalah sebagai berikut: 

  1. Terlaksananya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai antara prinsip, kaidah dan standard kearsipan
  2. Terlaksananya audit kearsipan internal oleh Tim Pengawas Kearsipan secara efektif dan efisien.
  3. Terwujudnya laporan pengawasan kearsipan internal (LAKI) secara lengkap sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dalam pelaksanaan pengawasan internal di lingkungan perangkat daerah pada umumnya pelaksanaan pengelolaan kearsipan di masing – masing perangkat daerah belum sesuai dengan standar, norma, dan kaidah kearsipan. Hal tersebut disebabkan kurangnya kesadaran dan komitmen akan pengelolaan kearsipan sesuai aturan. Demikian juga dengan kebutuhan anggaran akan sarana dan prasarana, sumber daya manusia serta regulasi yang belum tersedia.

Ruang Lingkup pelaksanaan pengawasan internal meliputi persiapan koordinasi tim, penyiapan materi, pelaksanaan dan pelaporan.

Tahapan Kegiatan Pengawasan Internal Kearsipan dilaksanakan dalam beberapan tahap kegiatan, yaitu:

  1. Januari 2025 mengajukan permohonan personil tim pengawasan,
  2. Februari 2025 menyusun SK Tim, Kerangka Acuan Kerja (KAK), menyusun program kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan, melaksanakan pertemuan awal bersama tim dan pemberitahuan ke Perangkat daerah pelaksanaan kegiatan pengawasan
  3. Maret 2025 dilakukan entri meeting.
  4. April – Mei 2025 pelaksanaan pengawasan Internal Kearsipan
  5. Juni – Juli 2025 olah data dan penyusunan laporan audit kearsipan internal (LAKI)
  6. Juli _ Agustus 2025 verifikasi oleh DInas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY
  7. September 2025 dilaksanakan ekspose dan rapat evaluasi pelaksanaan pengawasan internal

Dalam melaksanakan pengawasan internal terdapat  47 (empat puluh tujuh) perangkat daerah yang menjadi obyek pengawasan kearsipan internal di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Gunungkidul yaitu:

  1. Sekretariat DPRD
  2. Sekretariat Daerah
  3. Inspektorat Daerah
  4. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
  5. Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah
  6. Badan Keuangan dan Aset Daerah
  7. Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
  8. Badan Penangguangan Bencana Daerah
  9. Satuan Polisi Pamong Praja
  10. Dinas Kesehatan
  11. Dinas Sosial, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak
  12. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
  13. Dinas Perhubungan
  14. Dinas Komunikasi dan Informatika
  15. Dinas Kebudayaan (Kundha Kabudayaan)
  16. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
  17. Dinas Pertanian dan Pangan
  18. Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan
  19. Dinas Pendidikan
  20. Dinas Kepemudaan dan Olahraga
  21. Dinas Pekerjaan Umum, Perumahan Rakyat dan Kawasan Permukiman
  22. Dinas Pertanahan dan Tata Ruang (Kundha Niti Mandala sarta Tata Sasana)
  23. Dinas Lingkungan Hidup
  24. Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Kalurahan, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana
  25. Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu
  26. Dinas Kelautan dan Perikanan
  27. Dinas Pariwisata
  28. Dinas Perdagangan
  29. Dinas Perindustrian, Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah dan Tenaga Kerja
  30. Kapanewon Wonosari
  31. Kapanewon Ponjong
  32. Kapanewon Karangmojo
  33. Kapanewon Semanu
  34. Kapanewon Playen
  35. Kapanewon Paliyan
  36. Kapanewon Saptosari
  37. Kapanewon Panggang
  38. Kapanewon Purwosari
  39. Kapanewon Patuk
  40. Kapanewon Gedangsari
  41. Kapanewon Nglipar
  42. Kapanewon Ngawen
  43. Kapanewon Semin
  44. Kapanewon Tepus
  45. Kapanewon Tanjungsari
  46. Kapanewon Rongkop
  47. Kapanewon Girisubo

Sebagai Tim Pengawasan Internal Kearsipan adalah sebagai berikut:

1PengarahSekretaris Daerah
2PenanggungjawabKepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
3KetuaKepala Bidang Kearsipan
4  Anggota1.Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
2.Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (LKD)7 (tujuh) orang3.Arsiparis Inspektorat Daerah1 (satu) orang4.Analis Pelayanan Publik1 (satu) orang5.Arsiparis  Bagian Umum Sekretariat Daerah1 (satu) orang6.Arsiparis Dinas Pertanian dan Pangan1 (satu) orang7. 8. 9. 10. 11.Arsiparis Dinas Perhubungan Pranata Reproduksi Arsip LKD Penyuluh Kearsipan LKD Pranata Kearsipan LKD Pengadministrasi LKD1 (satu) orang 1 (satu) orang 3 (tiga) orang 2 (dua) orang 1(satu) orang

Tugas Tim Pengawasan Kearsipan Internal adalah sebagai berikut:

  1. menyusun rencana kerja audit;
  2. melaksanakan audit kearsipan;
  3. menyusun risalah hasil audit kearsipan sementara;
  4. menyusun laporan audit kearsipan;
  5. melaksanakan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan;
  6. memberikan rekomendasi atas hasil Pengawasan Kearsipan; dan

       menyusun LHM.

Kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal di Kap. Wonosari.Dok. LKD

Kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal di DPMK PP dan KB. Dok. LKD

Kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal di Bappeda Kab. Gunungkidul.Dok. LKD

Pelaksanaan kegiatan Pengawasan Internal di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul diawali pada tanggal 16 April 2025 sampai dengan 22 Mei 2025  dengan tim yang terdiri dari

1. Kisworo, S.Pd, M.Pd Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

2. Slamet Winarno, S.Sos., Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

3. Adriana, S.Sos., MAP Kepala Bidang Kearsipan

4. Rizki Apriardi, S.STP Analis Pelayanan Publik Bagian Organisasi Sekretariat

5. Muji Lestari, S.A.P. Arsiparis Penyelia Dinas Perhubungan

6. Widiyatmi,A.Md Arsiparis Penyelia Bagian Umum Sekretariat Daerah

7. Henniy Handayani, A.Md. Arsiparis Mahir Dinas Pertanian dan Pangan

8. Mughnii Arohmah Arsiparis Terampil Inspektorat Daerah

9. Nanik Widiastuti,S.IP Arsiparis Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

10. Taufan Hidayat,S.IP, MAP. Arsiparis Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

11. Eny Suryati, S.Sos Arsiparis Muda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

12. Novita Rohmawati,A.Md  Arsiparis Penyelia Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

13. Yudha Pria Nugraha, A.Md Arsiparis Penyelia Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

14. Iswa Nurul Fajar, A.Md Pranata Reproduksi Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

15. Luqman Nur Aziz Saifudin Pengemudi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

16. Rina Ristanti, S.Hum. Arsiparis Pertama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

17. Priadhita Aria Reza, S.Pd. Arsiparis Pertama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

18. Dian Safitri, S.I.Pust. Penyuluh Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

 19. Ertriyati, S.I.Pust. Penyuluh Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

20. Elizabeth Herdina Prasasti Adityas, S.Kom, Pengadministrasi Umum

21. Sumartiningsih, S.I.Pust., Penyuluh Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

22. Vina Alief Riyanti, A.Md., Pranata Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

23. Yuanita Ratna Sari, A.Md. Pranata Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Kegiatan pengawasan kearsipan internal telah selesai dilaksanakan, kita semua berharap dengan kegiatan pengawasan kearsipan internal ini dapat menjamin ketersediaan arsip pada setiap unit pengolah, dan pengelolaan arsip yang baik di unit kearsipan. Hal ini menjadi support system akuntabillitas kinerja dimana dengan dukungan ketersediaan arsip sebagai bukti kinerja, pengawasan internal menjadi trigger menggerakkan terwujudnya perilaku tertib arsip sejak dari hulu (unit pengolah) sebagai barometer keberhasilan penyelenggaraan kearsipan.

Harapan besar dari hasil pengawasan internal kearsipan Perangkat Daerah (PD) agar dapat meningkatkan nilai pengawasan eksternal dimana nilai pengawasan kearsipan internal (LAKI)  menyumbang 40% dari nilai Audit Kearsipan Eksternal (LAKE). Pada tahun 2024, Kabupaten Gunungkidul memperoleh nilai 81,20 berada pada peringkat 5 untuk DIY dan 86 secara nasional. Semoga tahun ini hasil pengawasan internal kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul semakin baik sehingga dapat meningkatkan kualitas maupun nilai kearsipan di tingkat DIY maupaun nasional. (Bid.Kearsipan)



Kembali