{{ title }}

Lagu kebangsaan Indonesia Raya dan Mars Kearsipan memenuhi ruangan pertemuan Forum Petugas Arsip Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul yang diselenggarakan bidang kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispussip) Kabupaten Gunungkidul yang dilaksanakan pada minggu ke-3 bulan Juni yang lalu.

Mengawali kegiatan Slamet Winarno, S.Sos.,M.M. menyampaikan laporan Penyelenggara sebagai  Plh. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Dalam sambutannya Slamet Winarno menyampaikan ucapan selamat datang dan terima kasih atas kehadiran Sekretaris Daerah, narasumber dan peserta forum petugas arsip teriring Ucap syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa. Kegiatan hari ini diikuti petugas arsip perangkat daerah sejumlah 47 (empatpuluh tujuh) petugas Arsip Perangkat Daerah dengan tema Pengelolaan Arsip Vital di Perangkat Daerah. Sebagai narasumber yaitu  Ikra Widya AYS, S.S.,MPP, arsiparis Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY dan Taufan Hidayat, SIP.MAP, arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispussip) Kabupaten Gunungkidul.

Tujuan dilaksanakannya kegiatan ini adalah meningkatkan wawasan, menyamakan persepsi dalam pengelolaan arsip dan sebagai sharing serta diskusi tentang pengelolaan arsip terutama arsip vital.

Acara selanjutnya yaitu sambutan Sekretaris Daerah, Bapak Sri Suhartanta, S.IP.,M.Si.menyampaikan ucapan salam dan terima kasih kepada semua peserta yang hadir hari ini. Sekretaris Daerah memberikan arahan bahwa kegiatan ini diselenggarakan untuk meningkatkan pengelolaan arsip di perangkat daerah yang nantinya dapat meningkatkan ketertiban administrasi perkantoran. Diharapkan kepada perangkat daerah untuk meningkatkan komitmen dalam pengelolaan arsip sehingga kinerja perangkat daerah juga semakin baik. Pengelolaan arsip menjadi salah satu indikator dalam penerimaan TPP setiap triwulan, jangan hanya mengejar TPP tetapi bagaimana supaya pengelolaan arsip semakin baik.

Pengelolaan arsip yang baik akan meningkatkan pengawasan kearsipan, di tahun 2024 telah ada 3 (tiga) perangkat daerah dengan kategori memuaskan. Sedangkan untuk pengawasan eksternal kita masih harus berbenah karena posisi Kabupaten Gunungkidul masih berada di peringkat 5 (lima) untuk tingkat Daerah Istimewa Yogyakarta dan peringkat 86 (delapanpuluh enam) di tingkat nasional. Untuk itu mari kita tingkatkan sadar tertib arsip yang meliputi tertib kebijakan kearsipan, tertib organisasi, tertib SDM, tertib sarana prasarana, tertib pengelolaan arsip dan tertib pendanaan. Setelah membuka secara resmi kegiatan, Bapak Sekda menyampaikan pesan “Selamat mengikuti kegiatan forum petugas arsip, semoga mendapat wawasan dan semangat baru untuk mengelola arsip yang lebih baik”, Demikian Sri Suhatanta menutup sambutannya.

Acara selanjutnya diserahkan kepada moderator Adriana, S.Sos. MAP Kepala Bidang Kearsipan yang akan menghantarkan 2 (dua) narasumber yaitu Arsiparis DPAD DIY Ikra Widya AYS, S.S.,MPP dan Taufan Hidayat, SIP.MAP, arsiparis Dispussip Kabupaten Gunungkidul.

Membuka Materi pertama tentang “Pengelolaan arsip vital”, Ikra menyampaikan tentang pengelolaan arsip di perangkat daerah meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan. Dan harus dilakukan pengelolaan arsip dasar yaitu pada tata naskah dinas, Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, klasifikasi arsip dan jadwal retensi arsip. Dalam pemeliharaan arsip tersebut salah satunya adalah pengelolaan arsip vital.

Selanjutnya Ikra Widya menyampaikan definisi arsip vital yaitu arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip vital perlu dikelola karena melindungi aset organisasi, mencegah sengketa, menjamin kelangsungan organisasi, memastikan ketersediaan informasi. Adapun strategi pengelolaan arsip vital adalah Identifikasi arsip vital, penataan dan pengolahan, perlindungan dan pengamanan, penyelamatan arsip dan penggunaan arsip vital.

Dari materi awal tersebut. Moderator Adriana membuka kesempatan peserta untuk menyampaikan tanggapan. Adriana meminta peserta untuk memberikan gambaran terkait pengelolaan arsip di kapanewon, badan dan dinas yang ada di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul, arsip vital yang ada di kapanewon, badan dan dinas yang ada di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul dan kesadaran pimpinan dalam pengelolaan arsip. 3 (tiga) perwakilan yang menyampaikan tanggapan yaitu kapanewon Paliyan bahwa sudah ada penataan arsip sudah ditata tetapi belum dibuat daftar, sudah ada rencana untuk pemusnahan arsip dan posisi arsip juga sudah berada di ruang arsip.

Dari Dinas Pertanahan dan Tata Ruang menyampaikan informasi bahwa Arsip proses tanah masih di unit pengolah / ruang kerja karena ruang arsip penuh dan tidak memenuhi syarat, ruang arsip banyak menyimpan arsip yang sudah habis retensi inaktifnya dan untuk saat ini belum ada rencana pemusnahan.

Dari Badan Kesatuan Bangsa dan Politik menyampaikan bahwa sudah menyerahkan arsip OT ke Dispussip sebagai lembaga Kearsipan Daerah (LKD), arsip inaktif pada saat ini masih menumpuk di ruang arsip dan sudah merencanakan pemusnahan arsip

Materi selanjutnya adalah Sosialisasi Peraturan Bupati Nomor 11 tahun 2025 terkait Jadwal Retensi Arsip yang disampaikan Taufan Hidayat, SIP.MAP. Sosialisasi dilaksanakan agar para peserta dapat memahami usia dan siklus arsip agar arsip di perangkat daerah dapat dikelola sesuai standar dan aturan yang berlaku.

Kegiatan forum petugas arsip berlangsung dengan tertib dan diikuti oleh peserta dengan penuh perhatian. Pertemuan ditutup dengan berdoa bersama pada jam 12.30 tepat. (NR)

Kembali